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मेल के नियमों, स्मार्ट मेलबॉक्स और वीआईपी का उपयोग करना

द्वाराक्रिस्टोफर ब्रीन,वरिष्ठ संपादक, अप्रैल 3, 2013 8:30 अपराह्न पीडीटी

मैक 101 के पुराने दिनों में जब हम पहली बार फाइंडर के साथ अपने पैरों को गीला कर रहे थे, मैंने आपको स्मार्ट सर्चिंग के साथ पेश किया- ऐसी स्थितियों की एक श्रृंखला बनाने की प्रक्रिया जो एक सूची में मेल खाने वाली फाइलों को प्रदर्शित करेगी। उदाहरण के लिए, आप JPEG छवि फ़ाइलों की एक सूची सेट कर सकते हैं जो आकार में मेगाबाइट से अधिक थीं। जैसा कि मैंने उस समय समझाया था, आपके द्वारा देखी जाने वाली जानकारी को फ़िल्टर करने के लिए शर्तों को एक साथ जोड़ने का विचार एक अवधारणा है जो पूरे माउंटेन लायन में चलती है।

एक क्षेत्र जहां यह अवधारणा स्पष्ट है वह मेल के नियमों में है। लेकिन आपके मैक पर पहले से मौजूद फाइलों से निपटने के लिए ऐसी स्थितियों का उपयोग करने के बजाय, आप अपने ईमेल को सॉर्ट करने के लिए नियमों को नियोजित करते हैं क्योंकि यह आपके मैक पर डिलीवर होता है। उदाहरण के तौर पर, आइए इस विचार को वास्तविक जीवन के पेपर मेल पर लागू करें जो हमें अभी भी समय-समय पर प्राप्त होता है।

जब आप घर पर अपना भौतिक मेलबॉक्स खोलते हैं, तो आप पाते हैं कि आपके सभी मेल एक साथ बंच किए गए हैं- कैटलॉग, पत्रिकाएं, आपकी आंटी डि के पत्र, बिल, विज्ञापन और नेटफ्लिक्स लिफाफे। अब कल्पना करें, इसके बजाय, उस मेलबॉक्स को खोलना और अपने सबसे महत्वपूर्ण मेल (जैसे, पैसे से भरे लिफाफे) को ठीक सामने ढूंढना, व्यक्तिगत पत्राचार जिसे आप एक छोटे से बिन में दाईं ओर रखते हैं, आपका नेटफ्लिक्स लिफाफा अभी तक एक और बिन में है बॉक्स के पिछले हिस्से के पास अपने स्वयं के कंटेनर में बैठी हुई पत्रिकाएँ, और कोई भी जंक मेल कुछ ही राख में बदल गया। कहीं अधिक सुविधाजनक, हाँ?



अपना डाक वाहक दिए बिना a बहुत उदार छुट्टी टिप, उस तरह की बात बस होने वाली नहीं है। लेकिन आप मेल में समकक्ष पूरा कर सकते हैं।

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नियमों को देख रहे हैं

मेल लॉन्च करें और चुनें मेल > वरीयताएँ (या कमांड-अल्पविराम दबाएं)। परिणामी विंडो में चुनें नियमों टैब। डिफ़ॉल्ट रूप से आपको एक ही प्रविष्टि देखनी चाहिए: Apple से समाचार। आइए पर क्लिक करके अपना एक नियम बनाएं नियम जोड़ें बटन।

जब आप ऐसा करते हैं, तो आपको एक शीट मिलती है जिसमें विवरण फ़ील्ड, कुछ पॉप-अप मेनू और प्लस (+) और माइनस (-) बटन शामिल होते हैं। शीट में दो प्रमुख खंड होते हैं। विवरण फ़ील्ड के अंतर्गत यदि क्षेत्र है। यहां आइटम वे शर्तें हैं जिन्हें नियम के लिए कुछ करने के लिए पूरा किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक स्वीकार्य शर्त हो सकती है इफ फ्रॉम कंटेन्स bubba@example.com . इसके साथ यदि शर्त, उस पते से भेजे गए किसी भी संदेश को आपके द्वारा नीचे बनाई गई क्रियाओं द्वारा हेरफेर किया जाएगा। उदाहरण के लिए, 'निम्न क्रियाएँ निष्पादित करें' क्षेत्र में, आप क्रिया को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं टेक्स्ट के संदेश का रंग लाल पर सेट करें .

क्लिक ठीक है , और मेल पूछेगा कि क्या आप इस नियम को लागू करना चाहते हैं। एक बार जब आप पर क्लिक करके अपनी सहमति का संकेत देते हैं लागू करना, बुब्बा के किसी भी मौजूदा संदेश को संदेश ब्राउज़र में लाल रंग से रंगा जाएगा, जिससे उन्हें पहचानना आसान हो जाएगा। यह बहुत अच्छा है, लेकिन फिर भी बेहतर यह है कि बुब्बा के भविष्य के किसी भी संदेश को भी लाल रंग में रंगा जाएगा। और यह नियमों की शक्ति है—आपके ईमेल को पहले से छांटना ताकि आपको इसे मैन्युअल रूप से न करना पड़े।

यह काफी हद तक है: ऐसी स्थितियां बनाएं जो विशिष्ट मौजूदा और आने वाले संदेशों के लिए खुली रहें, और फिर आने वाले ईमेल के साथ कुछ करें।

कुछ उपयोगी मेल नियम

मैं इस बिंदु पर आपको पूरी तरह से अकेला नहीं छोड़ना चाहता, तो चलिए कुछ उपयोगी नियम बनाते हैं।

मेल को किसी अन्य फ़ोल्डर में फ़िल्टर करना: आप अपने ईमेल को स्वचालित रूप से दर्ज करने के लिए इस तरह के एक नियम का काफी बार उपयोग करेंगे ताकि यह आपके इनबॉक्स को रद्दी न कर दे।

चुनकर शुरू करें मेलबॉक्स > नया मेलबॉक्स या मेल विंडो के निचले-बाएँ कोने में प्लस (+) बटन पर क्लिक करके और चुनकर नया मेलबॉक्स दिखाई देने वाले मेनू से। सामने आने वाली नई मेलबॉक्स शीट में, चुनें माई मैक पर स्थान मेनू से, एक नाम टाइप करें जैसे |_+_|, और क्लिक करें ठीक है .

मेल की वरीयताएँ पर जाएँ, क्लिक करें नियमों टैब, और क्लिक करें नियम जोड़ें बटन। परिणामी शीट में, नियम को नाम दें |_+_| और पढ़ने के लिए अगर अनुभाग को कॉन्फ़िगर करें अगर से आईट्यून शामिल है . 'निम्न क्रियाएँ करें' क्षेत्र में, यह क्रिया बनाएँ: संदेश को मेलबॉक्स iTunes में ले जाएँ . क्लिक ठीक है और नियम लागू करना चुनें।

यदि आपने आईट्यून्स स्टोर से ईमेल अलर्ट के लिए साइन अप किया है, तो आप पाएंगे कि आपके इनबॉक्स में अब वे अलर्ट नहीं हैं। इसके बजाय, वे सभी आपके द्वारा बनाए गए iTunes फ़ोल्डर में चले गए हैं।

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किसी विशेष प्रेषक से मेल को आसानी से नए मेलबॉक्स में ले जाएं।

आप प्रचार ईमेल को फेर्रेट करने के अलावा और भी बहुत कुछ करने के लिए इस तरह के एक नियम का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, प्रेषक फ़ील्ड में आप अपनी कंपनी का डोमेन जोड़ सकते हैं— यदि इसमें शामिल है macworld.com, मेरे मामले में। फिर मैं इन टैबलेटएस संदेशों के लिए एक नया फ़ोल्डर बनाउंगा और नियम को इस शर्त को पूरा करने वाले किसी भी संदेश को उस फ़ोल्डर में ले जाया जाएगा। यह सेटअप मुझे अपने सहकर्मियों के संदेशों को शीघ्रता से स्कैन करने का एक तरीका प्रदान करता है।

प्रेषकों के फ़िल्टरिंग समूह: संपर्क ऐप के साथ मेल के संबंध में कुछ हद तक शक्ति है। उदाहरण के लिए, आप मेल से संदेशों को फ़िल्टर करने के लिए कह सकते हैं कि आपके द्वारा संपर्क में बनाए गए किसी विशेष समूह में कौन है और कौन नहीं है।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपने एक समूह बनाया है जिसमें आपकी केगलिंग क्लब टीम के सदस्य शामिल हैं। आप चाह सकते हैं कि इनमें से किसी भी सदस्य के मेल को चिह्नित या स्थानांतरित किया जाए ताकि आप इसे और आसानी से ढूंढ सकें। बस इस तरह एक नियम बनाएं:

यदि प्रेषक ग्रुप केगलिंग क्लब का सदस्य है, तो संदेश को मेलबॉक्स केगलर्स में ले जाएँ।

किसी समूह के सभी संदेशों को आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर में ले जाएं।

दो शर्त नियम: मैंने इस नियम का हवाला देते हुए चर्चा की कि आपकी कंपनी के सभी लोगों की झुंझलाहट को कैसे समाप्त किया जाए, जब सभी को उत्तर दें बटन पर क्लिक करना चाहिए, जब उन्हें इसके बजाय उत्तर पर क्लिक करना चाहिए। इसके लिए दो शर्तों की आवश्यकता होती है।

यहां परिदृश्य है: आपकी कंपनी में कुछ डिवीजन इस बारे में अनजान हैं कि आपको उत्तर सभी का उपयोग कब करना चाहिए और कब नहीं करना चाहिए। यह आपको एक वेलकम अबोर्ड संदेश प्राप्त करने की ओर ले जाता है जिसके बाद ओम्पटीन मी टू! जवाब देता है कि आपको कोई परवाह नहीं है। लेकिन आप किसी भी महत्वपूर्ण संदेश को याद किए बिना इन चीजों को फ़िल्टर करना चाहेंगे जो आपको निर्देशित किया गया है।

इस मामले में, आप सबसे पहले 'अगर' में दिखाई देने वाले शीर्ष पॉप-अप मेनू को कॉन्फ़िगर करते हैं एक्स निम्नलिखित शर्तों को पूरा किया जाता है' कथन। NS एक्स , इस मामले में या तो हो सकता है कोई भी या सब . यदि आप चुनते हैं कोई भी , निम्नलिखित कार्रवाई लागू करने के लिए शर्तों में से केवल एक को पूरा करना होगा। साथ में सब , नियम के काम करने के लिए हर शर्त को पूरा करना होगा।

इस नियम के काम करने के लिए, आपके पास होना चाहिए सब शर्तों को पूरा किया। फिर आप दो शर्तों के साथ उसका पालन करें: इसमें शामिल हैं bozorepliers (कहां बोज़ोरेप्लायर्स आपत्तिजनक विभाग का डोमेन नाम है) और में मुझे शामिल नहीं है (कहां मैं आपका ईमेल पता है)। पहली शर्त बनाएं और फिर दूसरी स्थिति बनाने के लिए इसके दाईं ओर स्थित प्लस बटन पर क्लिक करें।

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इस नियम को क्रियान्वित करने के लिए, संदेश को न केवल आपत्तिजनक डोमेन से होना चाहिए, बल्कि इसे आपको व्यक्तिगत रूप से संबोधित भी नहीं किया जा सकता है। (आप इसे इस तरह से एक असफल-सुरक्षित उपाय के रूप में सेट करते हैं ताकि डोमेन से भेजे गए संदेश जो आपके विशिष्ट ध्यान की मांग करते हैं, सभी cruft के बीच खो नहीं जाते हैं।)

अंत में, इन लोगों के संदेशों के लिए एक नया फ़ोल्डर बनाएं और फिर एक ऐसी क्रिया डिज़ाइन करें जो उनके किसी भी मेल को इस फ़ोल्डर में आपको संबोधित न करे।

बहु-क्रिया नियम: आप ऐसे नियम भी बना सकते हैं जिनमें एक से अधिक कार्रवाइयां हों।

उदाहरण के लिए, आप एक ऐसा बना सकते हैं जिसमें लिखा हो: अगर से मालिक शामिल है (कहां मालिक आपके पर्यवेक्षक का ईमेल पता है), पाठ के संदेश का रंग लाल पर सेट करें, ध्वनि सोसुमी चलाएं, अधिसूचना भेजें, तथा डॉक में बाउंस आइकन। यह नियम आपके प्रबंधक के संदेशों को अनदेखा करना असंभव बना देगा (पृष्ठ के शीर्ष पर छवि देखें)। और बहु-शर्त नियम की तरह, आप क्रिया क्षेत्र में प्लस बटन पर क्लिक करके और क्रियाएँ जोड़ते हैं।

नियम जैसी विशेषताएं

मेल में कुछ विशेषताएं शामिल हैं जो नियमों की कुछ शक्तियों की नकल करती हैं। पहला स्मार्ट मेलबॉक्स है, और दूसरा वीआईपी मेलबॉक्स है।

स्मार्ट मेलबॉक्स: एक स्मार्ट मेलबॉक्स एक नियम की तरह होता है जिसमें सिर्फ एक क्रिया होती है—एक विशिष्ट मेलबॉक्स में मेल खाने वाले संदेशों को एक साथ इकट्ठा करना। आइए एक बनाते हैं।

चुनना मेलबॉक्स > नया स्मार्ट मेलबॉक्स (या निचले-बाएँ कोने में प्लस बटन पर क्लिक करें और चुनें स्मार्ट मेलबॉक्स मेनू से)। मेलबॉक्स को नाम दें |_+_| और पढ़ने के लिए शर्त को कॉन्फ़िगर करें से सेब शामिल है . यदि आप मेल के ट्रैश में संदेशों को शामिल करना चाहते हैं, तो उस विकल्प को सक्षम करें। क्लिक ठीक है, और मेलबॉक्स फलक में स्मार्ट मेलबॉक्स शीर्षक के नीचे एक नया 'Apple' मेलबॉक्स दिखाई देता है। यदि आप इसे चुनते हैं, तो आपको Apple के वे सभी संदेश दिखाई देंगे जो किसी न किसी चीज़ का विज्ञापन करते हैं या आपको सूचित करते हैं कि ऐसी और ऐसी सेवा में साइन इन करने के लिए आपकी Apple ID का उपयोग किया गया था।

अपने सभी Apple-जनित मेल को स्मार्ट मेलबॉक्स में देखें।

किसी डिवाइस में साइन इन करने के लिए आपकी ऐप्पल आईडी का उपयोग किया जा रहा है

यह समान रूप से कॉन्फ़िगर किए गए नियम से कैसे भिन्न है? स्मार्ट मेलबॉक्स संदेशों को एक नियम के रूप में स्थानांतरित नहीं कर सकते। बल्कि, वे उन संदेशों की सूची प्रस्तुत करते हैं जो मेलबॉक्स की शर्तों से मेल खाते हैं। मूल संदेश वहीं रहते हैं जहां वे होते हैं।

हालांकि यह व्यवस्था अपने आप में काफी उपयोगी है, एक मेलबॉक्स में एक साथ एकत्रित संबंधित संदेशों की सूची होने के अतिरिक्त लाभ हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप इस स्मार्ट मेलबॉक्स को कंट्रोल-क्लिक (राइट-क्लिक) करते हैं, तो आप इसमें सभी संदेशों को संग्रहित करना चुन सकते हैं (अर्थात, इन सभी संदेशों और उनके अनुलग्नकों की एक प्रति बनाएं)। एक बार जब आप उस संग्रह को बना लेते हैं, तो आप मेल ऐप से मूल संदेशों को हटा सकते हैं, इस ज्ञान में सुरक्षित रहें कि आपके पास बैकअप है। (भविष्य के कॉलम में आपके संदेशों का बैकअप लेने और उन्हें पुनर्स्थापित करने के बारे में मेरे पास अधिक जानकारी होगी।)

वीआईपी मेलबॉक्स: माउंटेन लायन के साथ, Apple ने VIP मेलबॉक्स पेश किया। यह एक स्मार्ट मेलबॉक्स की तरह है, हालांकि आप इसे अलग तरीके से कॉन्फ़िगर करते हैं। इसके पीछे विचार यह है कि आप कुछ ऐसे लोगों को नामित कर सकते हैं जिनके साथ आप मेल खाते हैं, बहुत महत्वपूर्ण व्यक्ति हैं। जब आप ऐसे व्यक्ति से कोई संदेश प्राप्त करते हैं, तो वह वीआईपी मेलबॉक्स में दिखाई देता है। (जैसे एक स्मार्ट मेलबॉक्स के साथ, मूल संदेश उस मेलबॉक्स में रहता है जिसे मूल रूप से आपके इनबॉक्स में डिलीवर किया गया था, उदाहरण के लिए।) इस मेलबॉक्स का उद्देश्य उन संदेशों को कॉल आउट करना है जिन पर आप वास्तव में ध्यान देना चाहते हैं।

किसी संपर्क को वीआईपी दर्जा देने के आपके पास दो तरीके हैं। पहला संदेश खोलना है, पॉइंटर को प्रेषक के नाम पर ले जाना है, और उस नाम के बाईं ओर दिखाई देने वाले स्टार आइकन पर क्लिक करना है। वैकल्पिक रूप से, आप संदेश के शीर्ष पर किसी भी ईमेल पते पर सूचक रख सकते हैं (पता नीला हो जाएगा), नीचे की ओर इंगित करने वाले त्रिभुज पर क्लिक करें, और चुनें वीआईपी में जोड़ें .

VIP जोड़ने का एक तरीका

तो, क्या यह केवल उन लोगों के लिए एक स्मार्ट मेलबॉक्स है जो स्मार्ट मेलबॉक्स का उपयोग करना नहीं जानते हैं? पूरी तरह से नहीं। जहां वीआईपी का स्मार्ट मेलबॉक्स पर पैर होता है, वह नियम में वीआईपी स्थिति का उपयोग करने की आपकी क्षमता में है। यदि आप नियम वरीयता पर वापस आते हैं, एक नया नियम बनाते हैं, और फिर पहली शर्त पॉप-अप मेनू पर क्लिक करते हैं, तो आप देखेंगे कि प्रेषक वीआईपी है शर्तों में से एक है। उदाहरण के लिए, आप अतिरिक्त अलर्ट बनाने के लिए इस स्थिति का उपयोग कर सकते हैं - एक ध्वनि, एक बाउंसिंग डॉक आइकन, या एक अधिसूचना - जब आपको किसी ऐसे व्यक्ति से संदेश प्राप्त होता है जिसे आप वीआईपी स्थिति के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण मानते हैं।

नियम, स्मार्ट मेलबॉक्स और वीआईपी मेलबॉक्स आपके ईमेल को स्वचालित रूप से छांटने के लिए सहायक उपकरण हो सकते हैं। प्रत्येक को एक्सप्लोर करने के लिए समय निकालें, और आप प्रभावशाली तरीके से अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित कर देंगे।

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